VCU-certificering

De duur van het certificeringsproces hangt af van de grootte en complexiteit van de organisatie. Over het algemeen kan het proces voor de VCU, van voorbereiding tot daadwerkelijke audit en het behalen van de certificering, zo’n 2-4 maanden duren. Wanneer nodig, bijvoorbeeld voor een aanbesteding, kan dit worden versneld naar enkele maanden tot weken.

Een VCU-certificaat wordt afgegeven voor een periode van 3 jaar. Hierin komt de certificerende instelling (de externe auditor) jaarlijks langs voor een toetsing om te bepalen of je als organisatie nog aan de eisen voldoet.

We adviseren meestal dat je bedrijfsbreed certificeert. Op deze manier neem je de betreffende aandacht voor arboveiligheid mee in je gehele bedrijfsvoering. Het is mogelijk om een certificering te behalen voor specifieke afdelingen of vestigingen binnen een organisatie. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn bij meerdere locaties of grote verschillen in dienstverlening. Neem hiervoor gerust contact op zodat we naar de mogelijkheden kunnen kijken.

Als een organisatie niet slaagt voor de audit, ontvangt het bedrijf een rapport met de geïdentificeerde tekortkomingen en aanbevelingen voor verbetering. Het bedrijf krijgt vervolgens de kans om de benodigde verbeteringen door te voeren en een heraudit aan te vragen, of enkel de afwijkingen te laten beoordelen, waarna het certificatieproces doorgaat.

Voor majors (kritieke afwijkingen) geldt een opvolgingstermijn van 3 maanden, waarin het onderwerp opgelost dient te zijn. Voor minors (niet-kritieke) afwijkingen geldt een termijn van 3 maanden om een plan van aanpak op te stellen, waarna de oplossing in de volgende audit wordt beoordeeld.

Bij Van Voorst Consult geloven we niet in standaardoplossingen. De weg naar certificering is maatwerk, waarbij we vertrekken vanuit de behoefte van jouw organisatie. Dankzij een solide wisselwerking tussen kennisoverdracht, implementatie en goede communicatie tussen Van Voorst Consult en de organisatie, zijn we er altijd in geslaagd om organisaties succesvol tot certificatie te brengen.

Er zijn kosten verbonden aan een certificeringsproces. Deze zijn afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie, evenals de gekozen certificerende instelling (CI).

Ons advies is om altijd twee à drie offertes aan te vragen bij CI’s die qua formaat en werkwijze passen bij de organisatie. Uiteraard hebben wij rechtstreekse contacten met veel CI’s zodat we bij spoed rechtstreeks offertes kunnen opvragen en snel kunnen schakelen.

De belangrijkste en eerste keuze is of je als organisatie zelf aan de slag gaat om de norm te vertalen naar de eigen procesgang, of dat je hier een adviespartij voor inschakelt.

Een voordeel van zelf aan de slag gaan, is het drukken van de kosten. Je kunt er dan alsnog voor kiezen om door Van Voorst Consult een proefaudit (interne audit) te laten uitvoeren, zodat je weet dat je klaar bent voor de externe certificering.

Efficiënter is om vroegtijdig een expert in te schakelen die de route voor je uitstippelt, zonder dat je je hier zelf extra in moet verdiepen. Als Van Voorst Consult hebben we de juiste tools en werkwijze die je vrij kunt gebruiken. Hiermee weet je dat je de juiste aandachtsgebieden invulling geeft voor certificatie.

Voordat externe certificering kan plaatsvinden vragen de meeste normen een managementreview, een evaluatie op je managementsysteem, en een interne audit op de norm. Wanneer de geconstateerde afwijkingen vanuit de interne audit zijn afgerond, kan de externe audit plaatsvinden.

Uiteraard is het hierbij ook belangrijk om de interne collega’s mee te nemen in de implementatie en verwachtingen te schetsen voor de externe audit.