Zet auditting in om te weten waar jij en de partijen rondom jou staan

De algemene term “Audit” wordt in kwaliteitsland vaak in verband gebracht met een externe audit door een certificerende instelling, met als doel een certificaat te behalen. Maar naast dit type audit, de zogenaamde Third Party Audit, zijn er tal van andere vormen van audits die van toegevoegde waarde kunnen zijn voor jouw organisatie of leveranciers, zoals interne audit, leveranciersaudit, GAP-analyse, proefaudit, recall test of een food defence test.

Van Voorst Consult ontzorgt en ondersteunt je graag bij het vormgeven van deze audits. Dit kan door het uitvoeren van één van deze audits of door uw medewerkers te trainen / op te leiden tot interne auditoren. Jouw medewerkers kennen de organisatie tenslotte het beste en weten waar verbetermogelijkheden liggen. Met onze ruime ervaring in de diverse normen en certificeringen, zowel in een adviesrol als in de rol van auditor, zijn we je graag van dienst. Een goed uitgevoerde audit is het instrument bij uitstek om de juiste informatie en verbeterkansen op tafel te krijgen.

Interne audit

Iedere managementsysteem-norm vraag om interne audits uit te voeren. Je heby ongetwijfeld een auditplanning waarin de gewenste audits zijn vastgelegd. Maar nu de uitvoering… het gewone werk roept, er is altijd wel iets te doen wat urgenter lijkt. En dit terwijl interne audits juist een goede informatiebron zijn of je aan de gewenste norm(en) voldoet, maar zeker ook waar verbetering en groei mogelijk is. Steeds meer bedrijven kiezen er dan ook voor de interne audits (geheel of gedeeltelijk) aan hun adviseur uit te besteden. Die kijkt vaak net een slag dieper, kritischer en vanuit zijn brede ervaring zodat dit je waardevolle inzichten geeft voor kostenreductie en organisatieversterking. Tevens is dit een goede voorbereiding op de jaarlijkse externe certificeringsaudit.
Neem gerust contact op om de mogelijkheden te bespreken en een passend auditprogramma op te stellen. Dit kan al vanaf een dagdeel per jaar als finale toets op de aanwezige norm zodat iedere medewerker zijn ‘ding’ gereed heeft voor de externe audit, tot aan multinationals waar wij tientallen dagen per jaar audits uitvoeren op de norm, interne richtlijnen of meer procesinhoudelijk om conformiteit aan te tonen en verbeteringen door te voeren.
Ook wanneer een audit ad hoc moet worden uitgevoerd, naar aanleiding van een klacht of een intern probleem, kunt u ons hiervoor inschakelen.

Leveranciersaudit

Als organisatie bent u onderdeel van een keten van leveranciers, producenten, dienstverleners en klanten. Vanuit deze ketengedachte wordt van bedrijven steeds meer verwacht dat zij invulling geven aan hun verantwoordelijkheid binnen deze gehele keten. Dit betekent onder andere dat je als organisatie-eisen stelt aan jouw leveranciers. Dit kun je schriftelijk vastleggen in overeenkomsten of specificaties, maar in bepaalde gevallen wil je ook gewoon ‘zien hoe zij het doen’. Een leveranciersaudit wordt steeds vaker ingezet om het voldoen aan gestelde eisen te toetsen. Zeker als jouw leverancier niet is gecertificeerd, wil je vertrouwen kunnen hebben in hun presteren, zodat u daarop zaken kunt doen. Ook in het geval van klachten of problemen kan een leveranciersaudit worden uitgevoerd. Dit is dan een audit specifiek gericht op één onderwerp, met als doel de oorzaak te achterhalen en verbeteringen voor te stellen c.q. verplichten als afnemer.

Van Voorst Consult kan als onafhankelijke partij deze leveranciersaudits voor je uitvoeren. Indien gewenst kan deze audit ook samen met een medewerker van jouw organisatie worden uitgevoerd, zodat jouw leverancier een bekend gezicht over de vloer krijgt en wij als onafhankelijke derde of norm-geweten aansluiten.

Nulmeting / GAP-analyse

Je hebt een keuze gemaakt voor een bepaalde norm, maar je hebt wellicht onvoldoende zicht op wat die norm nu precies betekent voor jouw organisatie. Je vraagt zich dan ook af wat hier allemaal bij komt kijken, welke investeringen misschien nodig zijn, hoeveel tijd het gaat kosten, wat het vraagt van de medewerkers, kortom: krijg je de businesscase rond en wat zijn de te nemen acties?

Maar ook wanneer je wilt overstappen naar een andere norm, of als er een nieuwe versie wordt uitgebracht van jouw huidige norm, kun je je deze vragen stellen: wat moet ik nog doen om aan de nieuwe eisen te voldoen? Wat hebben onze medewerkers nodig om deze aanpassingen uit te kunnen voeren?

Wij kunnen je de benodigde kennis en inzicht geven door het uitvoeren van een nulmeting. Dit is een GAP-analyse aan de hand van de betreffende norm die u in gedachten heeft, waarbij we in de vorm van een audit toetsen waar jouw organisatie en medewerkers staan. Het resultaat is een GAP-analyse voorzien van inzicht in de benodigde investeringen in tijd, mensen en middelen.

Proefaudit

Je bent je als organisatie aan het voorbereiden op een audit door een certificerende instelling. Het handboek is geschreven, de organisatie werkt grotendeels volgens de vastgestelde procedures en werkinstructies, en nu wil je weten waar je staat: is jouw organisatie klaar voor certificering? Een proefaudit geeft je het antwoord: aan de hand van de betreffende norm wordt jouw organisatie beoordeeld zoals bij een ‘echte’ audit. In feite een generale repetitie, waarbij de puntjes op de ‘i’ worden gezet en waarbij jouw medewerkers ervaren wat een audit inhoudt en wat er van ze wordt verwacht. Het grote voordeel van een proefaudit is dat je nog tijd hebt om eventuele missende onderdelen of verbeterpunten op te pakken, waarbij onze adviseur gelijk met je meedenkt en u praktische handvatten kan bieden. Voordelen van onze inzet zijn onafhankelijkheid t.o.v. de certificering, onze adviseurs mogen wel advies geven (ze hoeven hun advies daarna namelijk niet te certificeren) en te maken kosten t.o.v. de certificering en opvolging van eventuele afwijkingen.