Corrigerende actieplan bij certificatie audit

Waarom is hier zoveel aandacht voor?

ISO-normen richten zich naast context- en risicomanagement ook op continu verbeteren. Waar een afwijking zich voordoet deze niet enkel oplossen maar vooral een volgende keer weten te voorkomen, de oorzaak wegnemen. Dit zijn eisen vanuit de normen zoals ISO 9001, ISO 14001 of ISO 27001

Ook in de food-wereld geldt deze kwaliteits-werkwijze, Zowel BRCGS als IFS voeren integraty audits uit, waarin ze controleren of de auditor het werk goed heeft uitgevoerd. Onderdeel van deze audit is ook of het corrigerende actieplan is uitgevoerd volgens de planning die is ingediend. Zijn de geconstateerde afwijkingen tijdens de externe audit juist en tijdig opgevolgd en afgehandeld.

De NEN heeft voor het uitvoeren van corrigerende maatregelen richtlijnen opgesteld, best practices. Deze zijn vastgelegd in de NPR 9021.

Hoe pak je het indienden van het plan aan?

Bij de meeste afwijkingen weet je hoe je deze kunt oplossen zodat de praktijk weer is zoals gewenst/vereist. Dit is de correctie en is het eerste te nemen stap. De auditor moet hiervan bewijs ontvangen, veelal in de vorm van een aangepast document, een foto van voor en na de correctie of een bewijs van uitgevoerde trainingen of keuring.

Daarna volgt de corrigerende maatregel. Om de juiste maatregel te nemen moet je de (grond)oorzaak achterhalen. BRCGS vraagt daarbij ook om te definiëren welke methode je hierbij toepast. Voor andere normen ligt dit vaak omsloten in de eigen beschreven procedure voor corrigerende en preventieve maatregelen. De methode kan bijvoorbeeld de 5-W methode zijn: je stelt jezelf 5 keer de waarom-vraag, om zo dieper door te steken naar de daadwerkelijke oorzaak. Precies 5 keer is misschien niet altijd nodig, maar de methode is wel effectief. Je kunt ook een andere methode hanteren, als je maar zeker bent dat de methode naar de daadwerkelijke oorzaak leidt.

Een voorbeeld ter verduidelijking:

Tijdens de audit is de vloer op de afdeling langs de randen niet schoon. Bij de 1^e waarom-vraag komt naar voren dat er niet tijdig is schoongemaakt. Je denkt dan direct: men heeft het schema niet gevolgd, dus mensen moeten extra getraind of aangesproken worden. Bij een 2^e waarom-vraag komt naar voren dat schoonmakers de taal van het schema niet kunnen lezen of dat het voorgeschreven schoonmaakmiddel niet geschikt is voor dit soort vervuiling. Dit betekend een andere wijze van instructie of geschikter schoonmaakmiddel. En bij een 3e waarom-vraag gaat met niet meer op de instructie of de middelen maar de achterliggende inwerkprocedure of werkwijze.

Het belang is dan ook te komen bij de grondoorzaak, vraag jezelf af waarom dit probleem er is. Kies hiervoor de juiste oorzaakanalyse om daarmee de juiste oplossing door te voeren. De oplossing is vrijwel altijd te koppelen aan een van de facturen mens, methode of machine. Bepaald een passende termijn om de correctie en corrigerende maatregel door te voeren en check als laatste stap na een bepaalde periode of de genomen maatregel het gewenste effect gegeven hebben. Registreer deze stappen in een afwijkingen/incidenten-overzicht of verificatiematrix in het corrigerend actieplan.

Wij helpen u graag bij deze onderwerpen. U kunt rechtstreeks contact opnemen met uw eigen adviseur of contact opnemen met Wim van Leeuwen voor een nader kennismaken. Bel dan 06-57476904 of gebruik onderstaande formulier.