ISO 14001:2004. DE TIEN BELANGRIJKSTE WIJZIGINGEN

De tien belangrijkste wijzigingen ISO 14001 Sinds begin maart zijn de Nederlandse vertalingen van de herziene ISO 14001 en ISO 14004 bij NEN verkrijgbaar. Deze tweede edities van de internationale normen voor milieumanagement zijn eind vorig jaar gepubliceerd door ISO en vervangen daarmee de versies uit 1996. In dit artikel meer over werken met ISO 14001:2004. ISO 14001 beschrijft de eisen waaraan een milieumanagementsysteem moet voldoen en op basis van deze norm wordt gecertificeerd. ISO 14004 is een richtlijn en geeft tal van voorbeelden van de manier waarop een organisatie de eisen uit ISO 14001 kan invullen. Ten opzichte van de versie uit 1996 zijn de eisen in ISO 14001 waar nodig verduidelijkt en beter afgestemd op die in ISO 9001:2000, zodat de integratie van milieu- en kwaliteitsmanagementsystemen nog eenvoudiger wordt. Bij deze herziening zijn geen geheel nieuwe eisen toegevoegd, maar in de bestaande eisen zijn wel allerlei kleine wijzigingen doorgevoerd. Voor organisaties die een milieumanagementsysteem hebben op basis van ISO 14001:1996 is het zaak hiervan goede nota te nemen en na te gaan of aanpassingen in het systeem nodig zijn om te voldoen aan de vernieuwde normeisen. Om deze organisaties hierbij behulpzaam te zijn worden in dit artikel de tien belangrijkste wijzigingen toegelicht. 1. Documentatie van de scope (paragraaf 4.1 – ISO 14001:2004) In de paragraaf met algemene eisen wordt nu vereist dat een organisatie duidelijk de scope van het managementsysteem moet definiëren en documenteren. Dit is belangrijk in verband met een fundamentele discussie over de reikwijdte van ISO 14001, die tijdens de herziening naar voren kwam. Namelijk of het gaat om de milieu-aspecten van de activiteiten, producten en diensten of dat een organisatie daarin een keuze kan maken en bijvoorbeeld niet per se aandacht hoeft te geven aan productgerelateerde milieu-aspecten. De Engelse tekst van ISO 14001:1996 was niet helemaal duidelijk in dit opzicht. Er is nu vastgesteld dat een organisatie aandacht moet geven aan de activiteiten, producten en diensten binnen de vastgestelde scope van het milieumanagementsysteem. Daarom is het vastleggen van die scope belangrijk. In de bijlage van de norm is aangegeven dat die scopebepaling bedoeld is voor organisatorische afbakeningen; zo kan een bedrijf met meerdere fabrieken (vaak onderdeel van verschillende business units) op één locatie, het systeem voor een enkele fabriek opzetten. De scopebepaling is dus niet bedoeld om producten of diensten uit te sluiten of lastige milieu-aspecten buiten het systeem te houden.Als de organisatorische eenheid is vastgesteld, moeten alle significante milieu-aspecten van de daarbij behorende activiteiten, producten en diensten aandachtkrijgen. 2. Bekendmaking van het milieubeleid(paragraaf 4.2 –ISO 14001:2004) Het milieubeleid van een organisatie vormt nog altijd de basis van het milieumanagementsysteem: het systeem omvat alle maatregelen en activiteiten die nodig zijn om het milieubeleid daadwerkelijk te realiseren. Daarom is het belangrijk dat het beleid bekend is in de organisatie. In de nieuwe norm is aangegeven dat het hier gaat om alle personen die voor of namens de organisatie werkzaam zijn, dus bijvoorbeeld ook aannemers van onderhoudswerkzaamheden. Aannemers hebben vaak te maken met milieukritische processen van een organisatie, dus is het logisch dat voor hen vergelijkbare eisen gelden als voor het eigen personeel (zie ook aandachtspunt 5). In de bijlage wordt aangegeven dat richting aannemers vaak maar delen van het beleid worden gecommuniceerd, bijvoorbeeld in de vorm van regels, richtlijnen en procedures die direct op hen van toepassing zijn. 3. Identificatie en evaluatie van milieuaspecten (paragraaf 4.3.1 – ISO 14001:2004)Deze eis heeft volgens de norm betrekking op de milieu-aspecten van de activiteiten, producten en diensten (binnen de vastgestelde scope van het systeem) die de organisatie kan beheersen en die welke zij kan beïnvloeden. De woordjes ‘die welke’ zijn in de nieuwe norm toegevoegd, waardoor wordt verduidelijkt dat er twee categorieën milieu-aspecten zijn: directe en indirecte milieu-aspecten. Directe milieu-aspecten zijn bijvoorbeeld de emissies naar het milieu ten gevolge van het eigen productieproces. Indirecte milieu-aspecten zijn bijvoorbeeld aspecten tijdens de levensfase van een geleverd product, zoals energieverbruik. Dat laatste kan de producent niet volledig beheersen, maar wel beïnvloeden, bijvoorbeeld door milieubewust te ontwerpen en/of gerichte informatie aan de afnemer van het product te verstrekken. Hiermee wordt duidelijk dat ISO 14001 een ketengerichte benadering van milieumanagement in zich heeft. In de bijlage is nog wat belangrijke informatie voor deze paragraaf toegevoegd. Zo is een voorbeeldlijst van milieu-aspecten opgenomen (emissies, lozingen, energieverbruik enzovoort), maar ook voorbeelden van fasen in de totale keten van wieg tot graf van producten waarbij dergelijke milieu-aspecten kunnen optreden en die de organisatie mogelijk kan beïnvloeden vanuit het milieumanagementsysteem. Voorbeelden daarvan zijn winning en distributie van grondstoffen, transport, distributie en gebruik van producten en aan het eind vande levensduur de verwerking van het afval. Ook wordt in de bijlage nieuw aangegeven dat bij de significantiebepaling criteria behoren te worden toegepast, bijvoorbeeld milieukundige (aard, omvang, ernst milieu-effecten), wettelijke (is er sprake van wet- of regelgeving?) en de mening van belanghebbende partijen (wat vinden omwonenden, afnemers, verzekeraars belangrijk?). 4. Wettelijke en overige eisen (paragraaf 4.3.2 – ISO 14001:2004) In de norm is verduidelijkt dat een organisatie niet alleen kennis moet hebben van de geldende milieuwet en regelgeving in algemene zin, maar ook moet vaststellen hoe die van toepassing is op haar milieu-aspecten. Op het niveau van de milieuaspecten moet dus worden vastgesteld aan welke wettelijke eisen en andere eisen moet worden voldaan. Voor specifieke emissies (bijvoorbeeld lozingen naar het oppervlaktewater) en milieurelevante activiteiten (bijvoorbeeld opslag van gevaarlijke stoffen) moeten de wettelijke eisen of die van de vergunningverlener bekend zijn. Dit is niet meer dan logisch: hoe kan anders invulling worden gegeven aan het commitment in het milieubeleid om te voldoen aan wet- en regelgeving? Niet alleen met wettelijke vereisten, maar ook met ‘overige’ vereisten moet rekening worden gehouden bij het opzetten, invoeren en onderhouden van het milieumanagementsysteem. Voor de Nederlandse situatie gaat het bijvoorbeeld om convenanten met de overheid of afspraken binnen een branche-organisatie. 5. Bekwaamheid en training (paragraaf 4.4.2 – ISO 14001:2004) Deze paragraaf begint nu met de belangrijkste eis, namelijk dat personen die milieukritische taken uitvoeren, daarvoor competent moeten zijn. Verduidelijkt is dat de organisatie er niet alleen voor moet zorgen dat het eigen personeel competent is, maar ook het personeel van (onder)aannemers van werkzaamheden. Aanvullend op deze algemene competentie-eisen moet de organisatie trainingsbehoeften identificeren en waar nodig in training voorzien om de benodigde competentie te handhaven. Ook dit geldt weer voor personen die namens de organisatie werkzaam zijn. Dit betekent niet dat de inhurende organisatie dat allemaal zelf moet doen, maar dat die er wel op moet letten dat de ingehuurde organisaties hiervoor zorgen en dat die over de daarvoor benodigde informatie beschikken, zoals aanpassingen in processen eninstallaties die leiden tot nieuwe procedures en werkwijzen (en dus eventueel tot aanvullende trainingsbehoeften). 6. Communicatie(paragraaf 4.4.3 – ISO 14001:2004) In deze paragraaf is verduidelijkt wat de beslissing van de organisatie moet inhouden, namelijk wel of niet extern communiceren. Volgens de bijlage moet een organisatie bij haar besluitvorming rekening houden met de meningen en informatiebehoeften van externe belanghebbenden. Als de organisatie kiest voor externe communicatie, moet zij ook bepalen hoe zij dat doet en daarvoor een methode vaststellen en implementeren. De norm stelt daar verder geen inhoudelijke eisen aan, maar in de bijlage worden enkele suggesties gedaan, zoals jaarverslagen, nieuwsbrieven, internetsites en buurtbijeenkomsten. Ook is in de ISO 14000-serie een aparte richtlijn voor milieucommunicatie in ontwikkeling (ISO 14063). 7. Documentatie en registraties (paragraaf 4.4.4 en 4.5.3 – ISO 14001:2004)De paragraaf over documentatie is in verregaande mate gelijkgetrokken met corresponderende paragraaf in ISO 9001:2000. Inhoudelijk gezien levert dat geen wezenlijke veranderingen op. De door de norm heen vereiste documenten worden nog eens op een rijtje gezet (zoals het milieubeleid en de beschrijving van de scope van het milieumanagementsysteem). In tegenstelling tot ISO 9001 vereist ISO 14001 niet expliciet dat een milieumanagementhandboek wordt opgesteld.Wel dat de hoofdonderdelen van het systeem en de interacties daartussen worden omschreven, hetgeen door de meeste organisaties wordt opgevat als een eis tot een beknopt handboek.Verder wordt aangegeven dat de organisatie natuurlijk zelf kan besluiten dat bepaalde documenten en registraties in aanvulling op wat ISO 14001 vereist, nodig zijn voor een goede beheersing van milieukritische processen. Door de norm heen is aangegeven wat voor registraties vereist zijn. In paragraaf 4.5.3 is in aanvulling daarop de algemene eis opgenomen dat de organisatie registraties moet bijhouden om aan te tonen dat voldaan wordt aan de eisen van de norm en haar milieumanagementsysteem en om de bereikte resultaten aan te tonen. Op zich zit hier wel een aanscherping in: behaalde resultaten (ten gevolge van het milieumanagementsysteem in brede zin) moeten worden geregistreerd en dus zichtbaar worden gemaakt. Omdat de norm nu expliciet vereist dat een organisatie procedures (die zelf al dan niet worden gedocumenteerd) implementeert, zullen in het algemeen registraties moeten worden bijgehouden die laten zien dat dat is gebeurd en uit welke resultaten dat is af te leiden. 8. Naleving van wettelijke en overige eisen (paragraaf 4.5.2 – ISO 14001:2004) Deze nieuwe paragraaf was voorheen onderdeel van 4.5.1. Door deze verplichting tot het zelf beoordelen van naleving van wet- en regelgeving in een aparte paragraaf op te nemen, wordt meer nadruk gelegd op het belang daarvan. Nieuw is dat een organisatie nu ook expliciet wordt verplicht de naleving van overige onderschreven eisen te beoordelen.Voor de Nederlandse situatie kan het hierbij bijvoorbeeld gaan om eisen als gevolg van op vrijwillige basis met de overheid overeengekomen convenanten convenanten of de meerjarenafspraken (MJA’s) op energiegebied. 9. Corrigerende en preventieve maatregelen (paragraaf 4.5.3 – ISO 14001:2004) In deze paragraaf is verduidelijkt dat de organisatie invulling moet geven aan de volgende drie activiteiten: • identificatie van afwijkingen, het rechtzetten daarvan en het tegengaan van de gevolgen ervan; • het onderzoeken van de oorzaken van opgetreden afwijkingen en het treffen van corrigerende maatregelen om herhaling ervan te voorkomen; en • identificatie van potentiële afwijkingen en het treffen van preventieve maatregelen om deze te voorkomen. Nieuw is dat de resultaten van corrigerende en preventieve maatregelen moeten worden geregistreerd en dat de effectiviteit van deze maatregelen moet worden beoordeeld. Dit sluit aan op corresponderende eisen in ISO 9001:2000. 10. Directiebeoordeling (paragraaf 4.6 – ISO 14001:2004) In deze paragraaf is nauwer aangesloten bij ISO 9001:2000 voor wat betreft het beschrijven van de vereiste input en output voor een goede directiebeoordeling. In ISO 14001:1996 werd de vereiste input eenvoudigweg aangeduid met ‘noodzakelijke informatie’. Nu wordt expliciet aangegeven dat het bijvoorbeeld moet gaan om klachten van externe partijen en overige communicatie daarvan, de milieuprestaties die worden behaald en de mate waar in doelstellingen worden gerealiseerd,en ontwikkelingen in wet- en regelgeving. Consequenties ISO 14001 gecertificeerde organisatie Wat zijn nu de consequenties van de in dit artikel besproken veranderingen voor gecertificeerde organisaties in Nederland? Die zijn niet zo groot omdat de norm geen geheel nieuwe eisen bevat en omdat de accentverschuivingen aansluiten bij de Nederlandse praktijk en de interpretaties in het geharmoniseerde certificatiesysteem van de SCCM. Alle gecertificeerde organisaties krijgen bovendien anderhalf jaar de tijd om volledig aan de eisen van de ISO 14001:2004 te voldoen. Toch zijn de aangebrachte veranderingen belangrijk genoeg om goed te bestuderen en na te gaan of het systeem in alle opzichten voldoet aan ISO 14001: 2004.