Meer informatie RI&E

• de RI&E volledig en betrouwbaar is;
• de RI&E in overeenstemming is met de werkelijke situatie in het bedrijf;
• de RI&E en het daaraan gekoppelde PvA goed zijn uitgevoerd;
• in de RI&E de actuele inzichten op het terrein van veiligheid, gezondheid en welzijn zijn verwerkt.

De Arbodienst of gecertificeerde arbodeskundige informeert u over de bevindingen. U moet vervolgens de werknemers (via de Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging) een afschrift sturen van de RI&E en van het advies van de arbodienst of gecertificeerde arbodeskundige.
Als u de RI&E zelf uitvoert, is het verstandig om een branche-organisatie uit de sector te benaderen. Deze hebben vaak op de branche toegesneden modellen voor de RI&E opgesteld, die u veel tijd en moeite kunnen besparen.

Mag u zelf een RI&E opstellen?

Wanneer u in totaal ten hoogste 40 uur per week voor uw bedrijf arbeid laten verrichten door één of meerdere werknemers gezamenlijk, bent u niet verplicht een Arbodienst in te schakelen voor het toetsen van de RI&E. Er zijn checklisten beschikbaar met gezondheidsrisico’s voor dergelijke situaties. Zie hiervoor www.rie.nl.

Ook vrijwilligersorganisaties, die ten hoogste 40 uur per week betaalde arbeid laten verrichten, zijn niet verplicht een Arbodienst of gecertificeerde arbodeskundige bij het uitvoeren van de RI&E in te schakelen.
Voor vrijwilligersorganisaties zijn eveneens specifieke checklists ontworpen waarmee zij zelf de RI&E kunnen uitvoeren. Deze zijn verkrijgbaar bij de Nederlandse Organisatie Vrijwilligerswerk in Utrecht, telefoon (030) 7892010.

Toetsen van de RI&E

Voor het toetsen van de RI&E geldt het volgende:

• Bedrijven met meer dan 25 werknemers moeten de risico-inventarisatie en -evaluatie voorleggen aan een arbodienst of arbodeskundige. Deze toetst de risico-inventarisatie op basis van de voorschriften. Wij kunnen dit uiteraard voor u verzorgen.
• Bedrijven tot en met 25 werknemers*) kunnen gebruik maken van een op www.rie.nl erkende branche-instrument. In dit geval is een toetsing niet vereist. Wanneer er geen erkende branche-tool is, dan dient er wel betrokkenheid te zijn van een arbodeskundige bij de uitvoering van de RI&E.
• Voor bedrijven met minder dan 40 uur per week personeel in dienst is een RI&E wel verplicht, maar deze hoeft niet getoetst te worden.

Wat staat er in de RI&E?

In de RI&E vermeldt u alle risico’s op het gebied van arbeidsomstandigheden voor uw werknemers. Dit is inclusief arbeidsongevallen die hebben geleid tot verzuim. `Inventariseren’ betekent hier het in kaart brengen van de gevaren. `Evalueren’ betekent het schatten van de risico’s en het vergelijken van die risico’s met een norm. Dit kan een beleidsregel of een wettelijke norm zijn.

Hoe stelt u een RI&E op?

Voor een goede RI&E moet u de mogelijke gevaren inventariseren, bezien of deze gevaren ook daadwerkelijk een risico opleveren en de omvang van het risico vaststellen. Dit gebeurt op een systematische manier, liefst aan de hand van een gestandaardiseerde methode. U bent vrij om te kiezen welke methodiek u hanteert bij de uitvoering van de RI&E. De methodiek kan afhankelijk zijn van de aard van uw bedrijf en het productieproces. Het is van belang te weten of er binnen de bedrijfstak of branche een goed toepasbare methode aanwezig is. U kunt hierover advies krijgen bij een arbodienst, onderzoeksinstellingen, adviesbureaus of brancheorganisaties.
Als u een bedrijf heeft met niet meer dan 25 werknemers kunt u een bij CAO afgesproken risico-inventarisatie & -evaluatie-instrument gebruiken voor het opstellen van uw RI&E. Deze vindt u op www.rie.nl. U moet uw RI&E dan nog wel door een arbodienst of gecertificeerde arbodeskundige laten toetsen, maar dan gaat het om een ‘lichte’ (goedkopere) toets.

Eisen aan een RI&E
Aan de RI&E worden verschillende eisen gesteld, die voortvloeien uit artikel 5 van de Arbowet. Een RI&E moet in ieder geval aan de volgende eisen voldoen:

• de RI&E moet compleet zijn (dus geen zaken, afdelingen, functies of groepen mensen over het hoofd zien);
• de RI&E moet betrouwbaar zijn (dus de stand van zaken goed weergeven);
• de RI&E moet actueel zijn (dus de huidige stand van zaken weerspiegelen)(zie ook punt 5!);
• de RI&E moet op schrift staan; een afschrift moet naar de OR; de RI&E moet desgewenst door elke werknemer kunnen worden ingezien;
• u moet de RI&E vernieuwen wanneer daar aanleiding toe is, er wijzigingen binnen uw organisatie zijn (om aan voorwaarden 1 t/m 3 te voldoen);
• in de RI&E dient u aandacht te besteden aan een groot aantal onderwerpen die ‘Arbo-breed’ zijn: Veiligheid, Gezondheid en Welzijn. Milieu maakt primair geen onderdeel uit van de RI&E;

De RI&E moet in elk geval bestaan uit de volgende onderdelen:

• inventarisatie van risico’s
• evaluatie van risico’s (‘wegen’ van het gevaar)
• adviezen Arbo-dienst
• maatregelenplan/ plan van aanpak

Pas als deze 4 aspecten gerealiseerd zijn, heeft u aan uw wettelijke verplichtingen voldaan;
U moet jaarlijks schriftelijk rapporteren over de uitvoering van het met de RI&E samenhangende plan van aanpak; Over deze rapportage voert u vooraf overleg met de Ondernemingsraad. Als die er niet is voert u overleg met belanghebbende werknemers. Bij dit overleg komt in ieder geval ook aan de orde of de RI&E nog wel actueel is;
U besteedt in de RI&E aandacht aan risico’s voor bijzondere categorieën
Bijzondere categorieën zijn:

• jeugdigen
• ouderen
• gehandicapten
• zwangere werknemers
• thuiswerkers
• vakantiewerkers
• werknemers met deeltijdbanen
• werknemers met een flexibele arbeidsrelatie

Wanneer stelt u de RI&E bij?

De Arbeidsomstandighedenwet verplicht u tot het hebben van een RI&E. U stelt deze bij als gewijzigde werkmethoden, werkomstandigheden of de stand van de wetenschap hiertoe aanleiding geven. Voorbeelden hiervan zijn:

• inrichting van een nieuwe productielijn;
• uitbreiding van het dienstenpakket;
• een ingrijpende verbouwing;
• ingrijpende wijziging van taken van werknemers.

Input voor de RI&E

Bij het opstellen van een RI&E is het belangrijk de werknemers hierbij te betrekken, bijvoorbeeld via het werkoverleg en het overleg met de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging. Voor het maken van een RI&E kunt u gebruik maken van de volgende informatiebronnen:

• verzuimgegevens
• ongevallenregister
• gegevens over (vermoede) beroepsziekten
• gegevens over toetreding tot de WAO
• personeelssamenstelling en personeelsveroop
• rapporten van deskundigen op het gebied van arbeidsomstandigheden,
• organisatieadviseurs etc.
• registers van toxische stoffen en kankerverwekkende stoffen
• productinformatie van leveranciers
• klachten van werknemers (interne klachtenprocedure)

Zet de RI&E op schrift

U dient de RI&E op schrift te stellen. Dat betekent:

• dat u de meest essentiële risico’s noteert;
• aangeeft welke voorzorgsmaatregelen u hebt getroffen;
• noteert welke maatregelen u nog gaat treffen.

Het Plan van Aanpak (PvA)

Nadat u de risico’s geïnventariseerd hebt en beoordeeld op omvang en ernst, moet u een Plan van Aanpak (PvA) opstellen. Over het PvA overlegt u met uw werknemers. De uitvoering van de voorgestelde maatregelen in de RI&E is vaak een kwestie van jaren. Daarom heeft het de voorkeur om het PvA de vorm te geven van een meerjarenplan. De wet stelt geen eisen aan de vormgeving van het schriftelijk PvA. Uit een PvA moet in elk geval duidelijk naar voren komen welke maatregelen u neemt naar aanleiding van de geconstateerde risico’s. Hierbij moet een onderscheid zijn gemaakt naar vestiging, afdeling, werkplek en/of functie;

• Op welke wijze u de maatregelen gaat uitvoeren;
• Welke middelen u hiertoe ter beschikking stelt;
• Wie verantwoordelijk is voor de uitvoering;
• Op welke wijze en op welk moment wordt gerapporteerd en geëvalueerd over de voortgang;
• Het tijdstip waarop de maatregelen moeten zijn getroffen (einddatum).

Uw PvA moet een goed leesbaar, eenduidig en helder verhaal zijn, dat als leidraad kan dienen bij het werken aan verbetering van de arbeidsomstandigheden.

Stel prioriteiten
Meestal kunnen niet alle risico’s direct worden opgelost. U zult prioriteiten moeten stellen. Bij de prioriteitenstelling speelt het advies van de arbodienst of van de gecertificeerde arbodeskundige een belangrijke rol. Zij geven aan welke maatregelen eerst zouden moeten worden uitgevoerd en van welke maatregelen het meeste effect kan worden verwacht.
Het vaststellen van de prioriteiten is een zaak van u in overleg met uw werknemers(vertegenwoordiging). U overlegt met uw werknemers over het plan van aanpak.

Arbeidshygiënische strategie
In het algemeen heeft een aanpak aan de bron de voorkeur. Met een bronaanpak wordt bedoeld dat gevaren zoveel mogelijk moeten worden voorkomen. Al bij het inrichten van werkplekken en functies moet u kijken of het ontstaan van gevaren te voorkomen is. Bijvoorbeeld door andere technieken toe te passen of andere stoffen te gebruiken.
U stuurt het PvA aan:

• het overlegorgaan;
• de betrokken Arbodienst of gecertificeerde arbodeskundige;
• de betrokken deskundige werknemers en/of personen of diensten die door de werkgever zijn ingehuurd om bijstand te verlenen bij het verbeteren van de arbeidsomstandigheden.

Samen met uw werknemers
De Arbowet schrijft voor dat werknemers en werkgevers samenwerken bij de uitvoering van het arbobeleid. Bij het ontbreken van een ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) voert u dit overleg met belanghebbende werknemers.
De werknemersvertegenwoordiging heeft het recht de RI&E en het advies van de arbodienst of van de gecertificeerde arbodeskundige toegestuurd te krijgen. Leden van de OR of een PVT hebben het recht een inspecteur van de Arbeidsinspectie bij zijn of haar werk te vergezellen. Ook kunnen leden een gesprek onder vier ogen voeren met de inspecteur.

Evaluatie van de RI&E en PvA

Periodiek moet u zichzelf een aantal vragen stellen. In hoeverre zijn de voornemens uit het plan van aanpak op de juiste wijze uitgevoerd? Welke voortgang is er geboekt? Hebben de genomen maatregelen succes gehad?
Dit zijn vragen die aan de orde komen in het overleg tussen u en uw werknemers. Met name werknemers kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan de evaluatie. Zij ondervinden immers in de praktijk of er daadwerkelijk iets ten goede is veranderd. Een goede evaluatie geeft antwoord op de volgende vragen:

• Is er een goede RI&E opgesteld?
• Bestaat er aanleiding om een nieuwe RI&E op te stellen? Dit kan zijn door nieuwe productieprocessen, nieuwe regelgeving of nieuwe inzichten.
• Zijn de voornemens uit het plan van aanpak volgens de afspraken uitgevoerd?
• Is de deskundige bijstand afgestemd op de aanwezige risico’s?
• Hebben de maatregelen tot het gewenste effect geleid?

Zo nee, wat is hiervan de oorzaak?

Voortgangsverslag

U rapporteert jaarlijks over de voortgang van de in het Plan van Aanpak vermelde maatregelen in een voortgangsverslag. Elke werknemer moet van dat voortgangsverslag kennis kunnen nemen. Dit kunt u doen door mee te delen waar exemplaren ter inzage liggen, of door aan iedereen een exemplaar te verstrekken.
Bron: ministerie SZW